1. Inleiding

Voor het goed functioneren in het kader van haar statutaire doelstelling, is de stichting genoodzaakt om persoonsgegevens c.q. informatie over diverse relaties te verzamelen en (tijdelijk) op te slaan.
Deze persoonsgegevens worden verkregen via aanmelding, overeenkomsten, onze website en sociale media.
Stichting Tuin van Haarlem is er voor verantwoordelijk dat deze gegevens op een ordentelijke wijze en naar letter en geest van de per 25 mei 2018 in werking getreden Algemene Verordening Gegevensbescherming worden verwerkt en opgeslagen.
In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe met deze gegevens wordt omgegaan, voor welke doeleinden ze gebruikt worden en hoe de geregistreerde zijn/haar privacy rechten kan uitoefenen.

2. Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die bij een persoon horen, zoals bijvoorbeeld naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en IBAN code. De stichting registreert en verwerkt deze gegevens van:
– vrijwilligers, die activiteiten t.b.v. de stichting ontplooien;
– vrienden/ donateurs die het werk van de stichting financieel mogelijk maken;
– contactpersonen en relaties van de Stichting. Bijvoorbeeld bij levering/afname van diensten en bij deelname aan activiteiten die door of namens de Stichting worden georganiseerd.

3. Doel en grondslag

Tuin van Haarlem verwerkt persoonsgegevens voor onder andere de volgende doelen:
– om iemand te kunnen bellen, mailen of post te sturen;
– organisatie en beheer van het vrijwilligerswerk;
– administratie van vrienden en donateurs van de stichting en hieraan gerelateerde activiteiten, bijeenkomsten en evenementen;
De stichting registreert en verwerkt ook persoonsgegevens als daartoe een wettelijke verplichting bestaat, zoals bijvoorbeeld bij gegevens die nodig zijn voor de belastingaangifte.

4. Bewaartermijn

De stichting  bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Gegevens van vrijwilligers, vrienden/donateurs en relaties worden bewaard tot één jaar na beëindiging van de relatie. Als door deze contacten wordt aangegeven dat zij nieuwsberichten van de stichting willen blijven ontvangen, dan worden naam (inclusief aanhef) en e-mailadres tot wederopzegging bewaard.
In enkele gevallen moeten wettelijke bewaartermijnen in acht worden genomen. Voor gegevens met fiscale relevantie geldt bijvoorbeeld een bewaartermijn van 7 jaar.

5. Delen met derden

De Stichting verkoopt persoonsgegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met de geregistreerde.
Tuin van Haarlem kan geanonimiseerde gegevens verstrekken aan de aan de Stichting gelieerde instanties, waaronder subsidiegevers.
Het delen van persoonsgegevens met andere partijen is soms verplicht op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak, bijvoorbeeld bij de opsporing van strafbare feiten of in verband met toezichthoudende taken.
Als Tuin van Haarlem overweegt om persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hierboven genoemd te gaan gebruiken, wordt te voren toestemming van de geregistreerde gevraagd.

6. Beveiliging

Persoonsgegevens worden alleen verzameld en gebruikt als dit wettelijk is toegestaan. Tuin van Haarlem neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Leden van werkgroep en stichtingsbestuur hebben alleen toegang tot persoonsgegevens als dit noodzakelijk is om hun werk voor de stichting te doen.
Tuin van Haarlem maakt afspraken over de beveiliging van persoonsgegevens die bij een externe partij worden verwerkt.
Zo wordt er op toegezien dat het Privacy reglement van onze webhost steeds in overstemming is met de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Bij inschakeling van een derde partij bij de verwerking van persoonsgegevens, wordt door de stichting met deze steeds een verwerkingsovereenkomst gesloten. Daarin zijn onder meer afspraken vastgelegd over de te nemen beveiligingsmaatregelen. De Tuin van Haarlem blijft echter verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Elke geregistreerde heeft steeds het recht om zijn/ haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (doen) verwijderen. Daarnaast heeft een geregistreerde het recht om een eerder gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan.
Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering, van persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van een eerder gegeven toestemming of bezwaar op de verwerking van gegevens kan op de volgende wijze worden ingediend:
– per e-mail aan het adres info@tuinvanhaarlem.nl;
– bij de secretaris van het stichtingsbestuur, Jan de Mijterlaan 13, 2015 EK Haarlem.

8. Verantwoordelijkheid, vragen en contactgegevens over deze privacy verklaring

Tuin van Haarlem is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Vragen over deze privacyverklaring en over de uitvoering daarvan kunnen steeds worden gericht aan de adressen voornoemd.
Overigens heeft elke geregistreerde die meent dat door de stichting jegens hem of haar de wettelijke bepalingen niet of in onvoldoende mate zijn nageleefd, steeds het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende instantie t.w. de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.
Deze privacyverklaring is opgesteld in 2018 en voor het laatst gewijzigd op 19 september 2018.